Alle Fragen zu Modul 3 - Textverarbeitung (Word 2007)

Sie stellen Ihren Serienbrief fertig und wählen den Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten". Welche Aussage trifft zu?

Für jeden Empfänger wird ein neues Dokument (neue Datei) erstellt. Änderungen in der Datenquelle wirken sich auch auf diese Dokumente aus.
Es wird eine neues Dokument erstellt, das alle Briefe enthält. Änderungen in der Datenquelle wirken sich auf dieses Dokument nicht mehr aus.
Es wird eine neues Dokument erstellt, das alle Briefe enthält. Änderungen in der Datenquelle wirken sich auch auf dieses Dokument aus.
Für jeden Empfänger wird ein neues Dokument (neue Datei) erstellt. Diese Dokumente werden automatisch unter dem Namen des Empfängers (Name.docx) gespeichert.

Lösung:

Es wird eine neues Dokument erstellt, das alle Briefe enthält. Änderungen in der Datenquelle wirken sich auf dieses Dokument nicht mehr aus.

Das neue Dokument enthält den gleichen Brief so viele male hintereinander, wie es Empfänger gibt. Daher kann dieses Dokument schon mal ziemlich lang werden.

Während das "Seriendruckhauptdokument" den Brieftext und Feldnamen enthält, die beim Drucken in die jeweiligen Adressen umgewandelt werden...

...werden im neuen Dokument die Felder durch die Daten (Name, Adresse,...) ersetzt. Sowohl die Adresse als auch der Inhalt des Briefes kann nun für jeden Empfänger abgeändert werden.

Dieses neue Dokument besitzt nun keine Verbindung mehr mit der Datenquelle. Erstellt man das Dokument und ändert erst dann z.B. eine Adresse in der Datenquelle, wirkt sich diese Änderung nicht mehr auf das Dokument aus. Die Änderung müsste in diesem Fall also auch im neuen Dokument selbst vorgenommen werden.

Vergessen Sie nicht, sowohl das neue Dokument als auch das Seriendruckhauptdokument mit geeignetem Dateinamen abzuspeichern (z.B. Serienbrief_xy_hauptdok.docx und Serienbrief_xy_allebriefe.docx).

Wenn Sie keine einzelnen Briefe ändern möchten, ist die Ausgabe in ein neues Dokument nicht nötig. Man druckt meist gleich vom Hauptdokument aus. Und noch etwas: möchten Sie den Brief nur einmal zum Durchlesen ausdrucken, drucken Sie nur EINEN Datensatz (wenn Sie nicht aufpassen, werden gleich alle Briefe gedruckt!).